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Weniger Routine, mehr Zeit für Ihr Geschäft

Für Teams, die jeden Tag Stunden mit denselben Handgriffen verbringen

Projekt besprechen
Bestellungen von Hand ins ERP tippen
Angebote jedes Mal neu zusammenbauen
Montags den Bericht zusammensuchen
Hinterhertelefonieren, ob etwas erledigt ist
Rechnungen zweimal erfassen
Anfragen aus vier Postfächern sammeln
kommen automatisch an
entstehen aus einer Vorlage
liegt montags im Postfach
meldet sich von selbst
laufen einmal durch
landen an einer Stelle
  1. 1AnfrageSie beschreiben, welche Handgriffe sich bei Ihnen jeden Tag wiederholen
  2. 2ZeitrechnungWir rechnen durch, wie viele Stunden im Jahr daran hängen
  3. 3VorschlagSie bekommen eine Liste, sortiert danach, was sich zuerst rechnet
Projekt besprechen

Automatisierung ist der billigste Schritt, den ein Unternehmen gehen kann, und meistens der erste. Sie braucht keine neue Software und kein Projekt über Monate: Die Programme, mit denen Ihr Team heute arbeitet, bekommen eine Verbindung, und die Handgriffe dazwischen fallen weg. Wir fangen dort an, wo sich die Zeit am schnellsten zurückholen lässt, und rechnen vorher aus, ob sich der Aufwand überhaupt trägt

So rechnen wir, bevor wir etwas bauen

Ob sich eine Automatisierung lohnt, entscheidet eine einzige Rechnung: wie oft ein Handgriff vorkommt, wie lange er dauert und wie viele Menschen ihn machen. Ein Beispiel, wie das aussieht

HandgriffWie oftDauerIm Jahr
Bestellung aus der Mail ins ERP übertragen40 mal pro Woche4 Minuten138 Stunden
Angebot aus Textbausteinen zusammenstellen15 mal pro Woche12 Minuten156 Stunden
Wochenbericht aus drei Programmen zusammensuchen1 mal pro Woche90 Minuten78 Stunden
372 Stundengut neun Arbeitswochen, jedes Jahr

Die Zahlen sind ein Beispiel und kein Versprechen. Im ersten Gespräch setzen wir Ihre eigenen ein. Steht am Ende eine Zahl, die den Aufwand nicht trägt, sagen wir Ihnen das, statt die Automatisierung trotzdem zu verkaufen

Was wir machen

Abläufe ohne Handarbeit

  • Workflow-Automatisierung mit Make und n8nWir verbinden Programme und Abläufe ohne eigene Entwicklung
  • Datenaustausch zwischen SystemenDaten wandern zwischen Systemen ohne Kopieren per Hand
  • Anfragen aus WhatsApp und E-Mail bündelnAnfragen aus WhatsApp und E-Mail landen in einem System
  • Automatische Erinnerungen und BenachrichtigungenAn Kunden und Team: Fristen, Zahlungen und Aufgaben
  • Fristen- und AufgabenüberwachungBleibt eine Aufgabe liegen, bekommen Verantwortliche und Leitung ein Signal
  • Automatische DokumentenerstellungVerträge, Rechnungen und Angebote in Minuten
  • Automatisches ReportingDie wichtigsten Zahlen kommen pünktlich, ohne Nachfrage
  • E-Mail-AutomatisierungE-Mails an neue Kunden und an Kunden, die lange nicht gekauft haben

Anbindungen

  • SystemintegrationDaten aus verschiedenen Programmen ergeben ein Gesamtbild
  • ERP- und WarenwirtschaftsanbindungBestellungen, Bestände und Preise werden automatisch übertragen
  • BuchhaltungsanbindungBestellungen und Zahlungen gehen ohne Abtippen in die Buchhaltung
Nicht dabei? Beschreiben Sie Ihre Aufgabe, wir finden die passende LösungProjekt besprechen

Die Technik dahinter

Was im Projekt enthalten ist

Der Umfang wird vor dem Start schriftlich festgehalten, zusammen mit dem, was ausdrücklich nicht dazugehört

  • Immer dabei

    In jeder Automatisierung enthalten, ohne Aufpreis

    • Aufnahme des Ablaufs und die Rechnung, ob er sich lohnt
    • Festlegung, was der Normalfall ist und welche Ausnahmen es gibt
    • Verbindung der beteiligten Programme
    • Eine Phase, in der die Automatisierung neben der Handarbeit mitläuft
    • Meldung an einen benannten Zuständigen, wenn etwas nicht durchgeht
    • Protokoll, in dem nachvollziehbar steht, was wann gelaufen ist
    • Kurze schriftliche Beschreibung des Ablaufs für Ihr Team
    • Übergabe der Zugänge und der Automatisierung selbst

  • Dafür gibt es eigene Leistungen

    Gehört nicht in dieses Projekt, sondern in eine Leistung mit eigener Seite

So läuft eine Automatisierung

Drei Phasen statt fünf. Eine Automatisierung ist kein Projekt über Monate, und sie soll es auch nicht werden

  1. Aufnehmen und rechnen

    Wir sehen uns an, welche Handgriffe sich wiederholen, wie oft und wie lange sie dauern. Dabei kommt regelmäßig heraus, dass ein Ablauf nicht automatisiert, sondern abgeschafft gehört, weil ihn niemand mehr braucht

    Ergebnis: Liste der Handgriffe mit Stunden im Jahr

  2. Bauen und mitlaufen lassen

    Die Automatisierung läuft zuerst eine Zeit lang neben der Handarbeit, damit Sie vergleichen können, ob sie dasselbe tut. Erst wenn die Ergebnisse übereinstimmen, hört die Handarbeit auf

    Ergebnis: Ablauf läuft, Ergebnisse stimmen überein

  3. Überwachen

    Jede Automatisierung kann ausfallen, weil sich ein anderes Programm ändert. Gefährlich ist nicht der Ausfall, sondern dass ihn wochenlang niemand merkt. Deshalb meldet sie sich, wenn etwas nicht durchgeht, und zwar bei einer benannten Person

    Ergebnis: Meldung bei Fehlern, Zuständigkeit geklärt

So können Sie mit uns arbeiten

  • AuditEine einmalige Prüfung: Wir sehen uns an, was es gibt, und geben Ihnen eine Liste, was zu tun ist
  • ProjektEine konkrete Aufgabe mit Anfang und Ende und einer Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist
  • RetainerFeste Stunden im Monat für Betreuung und Weiterentwicklung, mit Prioritäten und regelmäßigem Bericht

Wovon der Preis abhängt

Automatisierung ist der günstigste Posten in diesem Katalog. Was sie kostet, hängt an wenigen Dingen, und die sind nach einem Gespräch klar

Wie viele Abläufe

Jeder Ablauf ist ein eigener kleiner Posten. Deshalb fangen wir mit dem an, der die meisten Stunden bindet, statt alles auf einmal anzufassen

Ob die Programme eine Schnittstelle haben

Moderne Programme bringen eine mit, und dann ist die Verbindung Routine. Bei älteren muss der Weg anders gebaut werden, und das ist der größte Unterschied im Aufwand

Wie viele Ausnahmen es gibt

Der Normalfall ist schnell gebaut. Die Zeit geht in die Fälle, die Ihr Team heute aus dem Kopf löst, ohne dass sie irgendwo aufgeschrieben wären

Ob fertige Bausteine reichen

Vieles lässt sich mit fertigen Werkzeugen verbinden, und das ist der schnelle Weg. Erst wenn die an ihre Grenze kommen, lohnt sich eigene Entwicklung

Wie genau überwacht werden muss

Eine Erinnerung darf einmal ausfallen. Eine Bestellung, die nicht im ERP ankommt, nicht. Je kritischer der Ablauf, desto mehr Prüfung gehört dazu

Nach dem ersten Gespräch erhalten Sie eine Liste der Abläufe, sortiert danach, was sich zuerst rechnet

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?

Sie meldet sich. Das ist der wichtigste Teil der Arbeit und nicht der Zusatz: Gefährlich ist nicht der Ausfall, sondern dass ihn wochenlang niemand bemerkt und am Ende Bestellungen fehlen. Deshalb gehört zu jedem Ablauf eine Meldung an eine benannte Person und ein Protokoll, in dem steht, was wann gelaufen ist

Unsere Programme sind ziemlich alt, geht das überhaupt?

Meistens ja, nur anders. Moderne Programme bringen eine Schnittstelle mit. Bei älteren arbeiten wir mit Exporten, Dateien oder der Datenbank, und das ist aufwendiger, aber selten unmöglich. Ob es geht, sehen wir, sobald wir wissen, um welche Programme es sich handelt

Lohnt sich das bei uns überhaupt, wir sind ein kleines Team?

Das entscheidet die Rechnung, nicht die Größe. Vier Minuten, die vierzig mal pro Woche anfallen, sind im Jahr über drei Arbeitswochen, egal wie groß das Unternehmen ist. Wenn die Zahl den Aufwand nicht trägt, sagen wir das

Automatisieren wir damit nicht einfach ein schlechtes Verfahren?

Diese Gefahr ist real, und deshalb steht die Aufnahme vor dem Bauen. Regelmäßig stellt sich heraus, dass ein Schritt nur noch existiert, weil ihn früher jemand gebraucht hat. Dann schaffen wir ihn ab, statt ihn schneller zu machen

Was passiert, wenn sich unser Ablauf später ändert?

Dann wird die Automatisierung angepasst. Deshalb bauen wir sie so einfach wie möglich und schreiben auf, was sie tut. Je weniger Sonderfälle eingebaut sind, desto günstiger ist jede spätere Änderung

Können wir das später selbst anpassen oder jemand anderes übernehmen?

Ja. Sie bekommen die Zugänge, die Automatisierung selbst und eine Beschreibung des Ablaufs. Wo es möglich ist, arbeiten wir mit Werkzeugen, die auch ohne uns bedienbar sind, statt alles in Code zu verstecken

Von der ersten Idee bis zur laufenden Betreuung

Ein Team begleitet Ihr Projekt vom ersten Gespräch bis über den Start hinaus

Erzählen Sie uns, worum es geht

Wir melden uns innerhalb eines Werktags

Oder direkt+49 (0) 271 313 93 517hello@vpagency.deSiegen, Deutschland

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