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Ein klares System statt Excel und fünf Programmen

Für Unternehmen, die schneller gewachsen sind als ihre Abläufe, oder denen fertige Software nicht passt

Projekt besprechen
Die wichtigste Tabelle kann immer nur eine Person gleichzeitig bearbeiten
Jeder Bericht wird von Hand aus mehreren Programmen zusammengesucht
Niemand weiß sicher, welche Datei gerade die aktuelle ist
Alles Wichtige läuft über eine Person, und im Urlaub steht es still
Eine gekaufte Software wurde eingeführt und wird seitdem umgangen
Neue Mitarbeitende brauchen Monate, bis sie den Ablauf kennen
  1. 1AnfrageSie beschreiben, welcher Ablauf bei Ihnen gerade die meiste Zeit kostet
  2. 2ProzessterminWir gehen den Ablauf mit den Menschen durch, die ihn täglich machen
  3. 3VorschlagSie bekommen einen Vorschlag für den ersten Ausschnitt, mit Rahmen und Termin
Projekt besprechen

Die meisten Unternehmen brauchen keine neue Software, sondern einen Ablauf, den jemand einmal vollständig aufgeschrieben hat. Erst dann zeigt sich, ob eine fertige Lösung passt oder ob sie Ihr Team zwingen würde, anders zu arbeiten als es muss. Wir bauen interne Werkzeuge, Kunden- und Partnerportale für Unternehmen, die schneller gewachsen sind als ihre Abläufe. Angefangen wird nie mit der ganzen Firma, sondern mit einem Prozess, der sich rechnen muss, bevor der nächste folgt

  • Die vorhandenen Programme passen, sie reden nur nicht miteinander?Automatisierung
  • Es soll ein eigenes Produkt für den Markt werden, kein internes Werkzeug?Neue Produkte

Wann sich eigene Software lohnt und wann nicht

Die ehrliche Antwort lautet oft: gar nicht. Bevor wir ein Angebot schreiben, klären wir, auf welcher Seite Ihre Aufgabe steht

Nehmen Sie Standardsoftware, wenn

Für Buchhaltung, Lohn und klassische Warenwirtschaft gibt es ausgereifte Programme, die über Jahrzehnte verbessert wurden. Diese nachzubauen ist teuer und bringt niemandem etwas, und wir raten davon ab, auch wenn wir daran verdienen würden

  • Ihr Ablauf im Kern derselbe ist wie in anderen Unternehmen Ihrer Größe
  • es für die Aufgabe einen etablierten Markt mit mehreren Anbietern gibt
  • gesetzliche Vorgaben dahinterstehen, die jemand dauerhaft nachpflegen muss
  • die Zeit, die heute verloren geht, sich in wenigen Stunden pro Woche misst

Eigene Software lohnt sich, wenn

Sobald Ihr Ablauf anders ist als der aller anderen, beginnt gekaufte Software Sie zu formen statt umgekehrt. Und oft ist genau dieser Unterschied der Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen und nicht beim Wettbewerb

  • fertige Programme Ihr Team zwingen würden, anders zu arbeiten als es muss
  • die Arbeit heute über mehrere Programme und Tabellen verteilt ist
  • Zahlen für Entscheidungen von Hand zusammengesucht werden müssen
  • Lizenzen für viele Arbeitsplätze teurer werden als eine eigene Lösung

Die ehrlichste Zahl ist dabei nicht der Preis einer Lizenz, sondern die Zeit, die heute pro Woche in Abtippen, Nachfragen und Zusammensuchen geht, mal der Zahl der Menschen, die das tun. Trägt diese Zahl eine Entwicklung nicht, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch

Was wir machen

Systeme für Ihr Team

  • Interne Tools für TeamsAnfragen, Aufgaben und Daten an einem Ort
  • Individuelles CRMSie sehen, wer wo steht und was als Nächstes kommt
  • Auftrags-, Produktions- und LagerverwaltungFunktioniert so, wie Ihr Unternehmen arbeitet
  • Freigabe-WorkflowsAnfragen und Dokumente laufen einen klaren Weg mit Fristen
  • MitarbeiterportalAufgaben, Dienstplan und Berichte in einem Fenster
  • Management-DashboardUmsatz, Auslastung und Anfragen auf einem Bildschirm

Portale und Apps für Kunden und Partner

  • KundenportalKunden sehen Bestellungen, Dokumente und Status selbst
  • Partner- und HändlerportalPartner arbeiten mit Ihnen ohne Anrufe und E-Mail-Ketten
  • Online-TerminbuchungKunden buchen selbst, Ihr Team sieht die Auslastung
  • Preis- und AngebotsrechnerKunden ermitteln selbst einen Preisrahmen oder fordern ein Angebot an
  • Mitarbeiter-AppArbeiten vom Handy aus: auf der Baustelle, unterwegs, beim Kunden
  • Kunden-AppBestellungen, Status und Kontakt zu Ihnen auf dem Handy Ihrer Kunden

Daten und Anbindungen

  • SystemintegrationDaten aus verschiedenen Programmen ergeben ein Gesamtbild
  • API für Partner und KundenPartner und Kunden erhalten Daten direkt, ohne manuelle Exporte
  • Reparatur von SchnittstellenDaten kommen nicht mehr an, und niemand merkt es, bis etwas fehlt
  • DatenmigrationOhne Verlust der Historie und ohne Abtippen
  • Digitale Signatur und DokumentenmanagementDokumente digital unterschreiben und ohne Papier ablegen

Bestehende Systeme

  • Weiterentwicklung bestehender Laravel-AnwendungenNeue Funktionen in einem System, das schon läuft, ohne alles neu zu bauen
  • Laravel- und PHP-UpgradeDas System wechselt auf eine unterstützte Version, ohne Stillstand
  • Ablösung von AltsystemenFunktionen und Daten des alten Programms ziehen in ein neues System auf Laravel
  • Code-AuditSicherheit und Qualität des Codes geprüft, zum Beispiel vor einem Dienstleisterwechsel
  • KI-Funktionen in bestehende Software integrierenKI-Funktionen in dem Programm, das Ihr Team schon nutzt
Nicht dabei? Beschreiben Sie Ihre Aufgabe, wir finden die passende LösungProjekt besprechen

Die Technik dahinter

Was im Projekt enthalten ist

Der Umfang wird vor dem Start schriftlich festgehalten, zusammen mit dem, was ausdrücklich nicht dazugehört

  • Immer dabei

    In jedem Systemprojekt enthalten, ohne Aufpreis

    • Aufnahme des Ablaufs mit den Menschen, die ihn täglich machen
    • Festlegung des ersten Ausschnitts und was er messbar verbessern soll
    • Rollen und Rechte: wer was sehen und ändern darf
    • Eine Oberfläche, die auch ohne Schulung verständlich ist
    • Umsetzung auf Laravel, mit Ihrem Ablauf als Vorgabe
    • Übernahme der bestehenden Daten aus Tabellen oder Altsystemen
    • Testumgebung, auf der Ihr Team schon während der Umsetzung mitarbeitet
    • Einweisung des Teams und eine kurze schriftliche Anleitung
    • Quellcode, Zugänge und Dokumentation zur Übergabe
    • Begleitung der ersten Wochen im echten Betrieb

  • Dafür gibt es eigene Leistungen

    Gehört nicht in dieses Projekt, sondern in eine Leistung mit eigener Seite

So läuft ein Systemprojekt

Solche Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass zwölf Abteilungen gleichzeitig ein System bekommen sollen, das noch niemand benutzt hat. Deshalb bauen wir in Ausschnitten, und nach der zweiten Phase entscheiden Sie, ob es weitergeht

  1. Prozessaufnahme

    Wir setzen uns zu den Menschen, die den Ablauf täglich machen, und schreiben auf, wie er wirklich läuft, nicht wie er laufen sollte. Dabei kommt fast immer heraus, dass es zwei oder drei Varianten gibt, von denen die Leitung eine kennt. Genau hier entscheidet sich später, ob ein System benutzt oder nebenher weiter die eigene Tabelle geführt wird

    Ergebnis: der Ablauf schriftlich, mit den Stellen, an denen Zeit verloren geht

  2. Ausschnitt und Plan

    Aus dem Ablauf wählen wir den Teil, der am meisten kostet und sich am schnellsten lösen lässt. Dazu gehört eine Einschätzung, was er kostet und was er einspart, damit Sie entscheiden können, bevor gebaut wird

    Ergebnis: Vorschlag mit Rahmen, Termin und erwartetem EffektHier entscheiden Sie, ob gebaut wird

  3. Erste Version

    Wir bauen diesen Ausschnitt und geben ihn früh auf eine Testumgebung, auf der Ihr Team mitarbeitet, statt am Ende ein fertiges Produkt vorgesetzt zu bekommen. Was dabei auffällt, fließt noch in dieselbe Phase ein

    Ergebnis: lauffähige Version auf einer Testumgebung

  4. Echter Betrieb

    Die bestehenden Daten ziehen um, das Team wird eingewiesen, und der Ausschnitt geht bei einer Abteilung in den echten Betrieb. Die ersten Wochen begleiten wir eng, denn dann kommen die Fragen, die vorher niemand hatte

    Ergebnis: eine Abteilung arbeitet damit

  5. Ausbau

    Erst wenn der erste Ausschnitt trägt, kommt der nächste dazu. So wächst das System entlang Ihres Betriebs, und jede Erweiterung wird an dem beurteilt, was vorher tatsächlich passiert ist

    Ergebnis: nächster Ausschnitt geplant und freigegeben

Der Code und die Daten gehören Ihnen

Eine Website kann man zur Not neu bauen. Ein System, in dem Ihr Betrieb läuft, nicht. Deshalb bekommen Sie den vollständigen Quellcode und alle Zugänge in der Form, die Sie brauchen, dazu eine Dokumentation, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten kann. Was übergeben wird und wann, steht im Vertrag und nicht in einer Zusage am Telefon

So können Sie mit uns arbeiten

  • AuditEine einmalige Prüfung: Wir sehen uns an, was es gibt, und geben Ihnen eine Liste, was zu tun ist
  • ProjektEine konkrete Aufgabe mit Anfang und Ende und einer Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist
  • RetainerFeste Stunden im Monat für Betreuung und Weiterentwicklung, mit Prioritäten und regelmäßigem Bericht

Wovon der Preis abhängt

Eigene Software hat keinen Listenpreis. Was sie kostet, hängt an wenigen Dingen, und die meisten davon lassen sich im ersten Gespräch klären

Wie viele Rollen beteiligt sind

Ein Werkzeug für eine Abteilung ist überschaubar. Sobald Vertrieb, Produktion, Buchhaltung und Leitung unterschiedliche Sichten und Rechte brauchen, wächst nicht die Oberfläche, sondern die Zahl der Regeln dahinter

Wie viele Programme angebunden werden

Jedes weitere System ist ein eigener kleiner Teil des Projekts. Ist die Schnittstelle dokumentiert, ist es Routine. Fehlt die Dokumentation, geht die Zeit dafür drauf und nicht für Ihre Abläufe

Ob Menschen von außen Zugriff bekommen

Ein internes Werkzeug ist etwas anderes als ein Portal, in das Kunden oder Partner sich einloggen. Sobald Fremde hineinschauen, kommen Zugänge, Rechte und Nachvollziehbarkeit dazu

In welchem Zustand die Daten sind

Liegen die Daten sauber in einer Tabelle oder einem Altsystem, ist der Umzug Routine. Sind sie über mehrere Dateien, Formate und Jahre verteilt, ist die Bereinigung ein eigener Posten, den wir getrennt ausweisen

Ob offline gearbeitet werden muss

Im Büro ist Netz selbstverständlich. Auf der Baustelle, im Lager oder beim Kunden nicht. Soll die Arbeit auch ohne Verbindung weitergehen, ist das eine eigene Entscheidung mit eigenem Aufwand

Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie einen Rahmen für den ersten Ausschnitt, bevor Sie sich für die Umsetzung entscheiden

Häufige Fragen

Warum nicht einfach ein fertiges CRM oder ERP kaufen?

Oft ist genau das der richtige Weg, und dann sagen wir es Ihnen. Eigene Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf anders ist als der Standard, und wo eine gekaufte Lösung Ihr Team zwingen würde, anders zu arbeiten als es muss. Das klärt sich in einem Gespräch, nicht in einem Angebot

Wem gehört der Code, und was passiert, wenn wir uns trennen?

Der Code und die Daten gehören Ihnen. Wir übergeben beides in der Form, die Sie brauchen, zusammen mit allen Zugängen und einer Dokumentation, mit der ein anderes Team weiterarbeiten kann. Was übergeben wird und wann, halten wir im Vertrag fest

Wie stellen Sie sicher, dass unsere Leute das System auch nutzen?

Indem wir vor dem ersten Entwurf mit ihnen sprechen und nicht nur mit der Leitung. Ein System wird umgangen, wenn es mehr Eingaben verlangt als die Tabelle, die es ersetzen soll. Deshalb bauen wir eher zu wenige Felder und ergänzen später, statt am Anfang alles abzufragen

Was passiert mit unseren bisherigen Tabellen und der Historie?

Die ziehen mit um. Vorher sehen wir uns an, was wirklich gebraucht wird und wo Daten doppelt oder widersprüchlich sind. Was sich nicht sauber übernehmen lässt, benennen wir vorher, statt es stillschweigend wegzulassen

Brauchen wir dafür einen eigenen Server und jemanden, der ihn betreut?

Nein. Das System kann bei einem Anbieter laufen, um den wir uns kümmern, oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wenn das für Sie wichtig ist. Was sinnvoll ist, hängt von Ihren Daten und Ihren internen Vorgaben ab, und wir klären es vor dem Start

Wie lange dauert so ein Projekt?

Das hängt am Ausschnitt, mit dem wir anfangen. Deshalb nennen wir keine Pauschale, sondern einen Termin für den ersten Ausschnitt, nachdem wir den Ablauf gesehen haben. Alles danach planen wir mit dem, was im echten Betrieb gelernt wurde

Von der ersten Idee bis zur laufenden Betreuung

Ein Team begleitet Ihr Projekt vom ersten Gespräch bis über den Start hinaus

Erzählen Sie uns, worum es geht

Wir melden uns innerhalb eines Werktags

Oder direkt+49 (0) 271 313 93 517hello@vpagency.deSiegen, Deutschland

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